DATA 5 Tipps und Tools	Themenseite Outlook
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9. Januar 2005

Allgemeine Infos zu Outlook

 MS-Produktseite dt.
 Dt. Seite mit Tipps zu Outlook

Zugang zu Attachements

Outlook blockiert standardmäßig den Zugang zu vielen, als potentiell gefährlich eingestuften, Dateianhängen. Der Zugang zu diesen geblockten Dateien kann der Administrator über Richtlinien steuern. Die passende Richtlinie findet man unter:

• Benutzerkonfiguration - Administrative Vorlagen - Microsoft Office Outlook 2003 - Tools | Options - Security - Allow access to e-mail attachements

Um diese Richtlinie verfügbar zu machen muss vorher die Vorlagendatei »outlk11.adm« geladen werden.

Bei Standalone-Systemen kann man das Problem auch über entsprechende Registry-Einträge steuern. Dies wird in folgendem Artikel von Microsoft beschrieben:

 OL2002 - Auf Anlagen kann nicht zugegriffen werden (KB 290497)

Kategorienverwaltung

 Outlook 2000 Kategorien zentral mit Windows 2000 und Hilfe einer Gruppenrichtlinie verwalten 

 Outlook 2002 Kategorien zentral mit Windows 2000/NT4  mit Hilfe eines LoginScripts verwalten 

Signaturen

Signaturen heißen im Outlook die Texte, die jeder E-Mail automatisch hinzugefügt werden können. Dies hat nichts mit kryptografischen Signaturen zu tun, sondern ist lediglich eine bequeme Einrichtung um Name, Adressdaten und manchmal auch Werbebotschaften einer E-Mail hinzu zufügenl

E-Mails werden in Outlook über

• ExtrasOptionenE-Mail-FormatSignaturen

Hier kann man HTML-Signaturen erzeugen und auch Visitenkarten im vCard-Format (vcf-Dateien) automatisch jeder Mail hinzufügen. VCards können bei Bedarf direkt aus Outlook-Kontakten generiert werden.

Die Signaturen und auch die vcf-Dateien werden in folgendem Ordner gespeichert:

• C:\Dokumente und Einstellungen\<Username>\Anwendungsdaten\Microsoft\Signatures

Das Erstellen der vcf-Dateien erledigt man am besten durch Öffnen des gewünschten Outlook-Kontaktes. Der Outlook-Kontakt kann dann via »Speichern unter« im vcf-Format abgelegt werden. Dabei werden auch die Eintragungen im Bemerkungsfeld exportiert!

Weitere Details zum Thema Signaturen findet man in folgendem Artikel:
 How to use vCard in Outlook (KB 290840)

Lookout - Indizieren von Outlook-Daten

Lookout ist kein Wortdreher, sondern eine kostenfreie Zusatzsoftware zu Outlook. Lookout indiziert Outlook-Daten wie E-Mails, Kalendereinträge und Kontakte. Durch die Suchfunktionen von Lookout können sehr schnell große Mailbestände durchsucht werden.

 Lookout-Homepage
 Download Lookout

Hinweise

Lookout kann auch Dateien im Dateisystem indizieren. Leider werden aber nur lokale Datenbestände bzw. »gemappte« Laufwerke unterstützt. UNC-Adressierung wird unverständlicherweise nicht unterstützt.

Über »Options« - Registerkarte »Advanced« können auch Attachements in die Indizierung einbezogen werden.

Umgang mit PST-Dateien

Mit Outlook 2003 wurde ein neues PST-Dateiformat eingeführt. Dies macht Schwierigkeiten, falls man Daten via PST von Outlook 2003 in ältere Outlook Versionen übertragen möchte, da die älteren Versionen das Format nicht mehr lesen können. Leider bietet Outlook 2003 keine direkte Möglichkeit eine "alte" PST-Datei zu erzeugen. Aber es gibt einen Trick:

• Erzeugen Sie mit einer älteren Outlook Version eine leere PST-Datei.
• Exportieren Sie dann mit Outlook 2003 die gewünschten Daten und geben Sie die leere PST-Datei als Ziel an.
• Outlook bringt dann eine Warnmeldung, dass es sich um eine ältere PST-Datei handelt, exportiert dann aber die Daten korrekt.
• Eine auf diesem Weg erstellte PST lässt sich problemlos auf älteren Outlook Versionen wieder einlesen.

 Unsortierte Links

 Neue Nachrichten an bestimmte Personen via DesktopIcon erstellen [ T2142 ]

 Rechtshinweise

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